Kā sagatavot un apliecināt Dienestā iesniedzamos dokumentu atvasinājumus

Dokumentu atvasinājumus, kas nepieciešami pakalpojuma izpildei un pievienoti iesniegumam pieprasot pakalpojumu, jānoformē atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

Lai noskaidrotu, kādi dokumenti nepieciešami pakalpojuma izpildes nodrošināšanai, aicinām skatīties pakalpojuma aprakstos sadaļā “Pakalpojumi” vai sazināties ar Dienestu, zvanot pa tālruni 67038800 vai rakstot uz elektroniskā pasta adresi info@vzd.gov.lv. 

Ja pakalpojumu pieprasa elektroniski:

Pasūtot pakalpojumu, iesniegumam jāpievieno pakalpojuma izpildei nepieciešamos elektronisko dokumentu oriģinālus vai papīra dokumentu elektroniski apliecinātus atvasinājumus.

Papīra dokumenta elektroniska atvasinājuma un apliecinājuma uzraksta datnes sagatavošana un apliecināšana:

• katru pakalpojuma izpildei nepieciešamo papīra dokumentu nofotografē vai ieskenē atsevišķā datnē (piemēram, ja dokumentam ir trīs lapas, katru lapu nofotografē un visus trīs attēlus ievieto viena elektroniskā dokumenta saturā)
• izveido apliecinājuma uzraksta datni (*.txt formāts), kurā apliecina dokumenta atvasinājuma atbilstību dokumenta oriģinālam vai dokumenta atvasinājumam:
  • fiziskā persona apliecinājuma uzrakstā norāda ar lielajiem vai mazajiem burtiem rakstītus atbilstošos vārdus: “KOPIJA PAREIZA”, “NORAKSTS PAREIZS” vai “IZRAKSTS PAREIZS”, kā arī savu vārdu, uzvārdu un personas kodu; 
  
  • organizācija (tajā skaitā notāri, tiesu izpildītāji, mērnieki, arhitekti, maksātnespējas administratori u.c.)  apliecinājuma uzrakstā norāda ar lielajiem vai mazajiem burtiem rakstītus atbilstošos vārdus: “KOPIJA PAREIZA”, “NORAKSTS PAREIZS” vai “IZRAKSTS PAREIZS”,  amatpersonas, kas apliecina dokumenta atvasinājuma, vārdu un uzvārdu, amatu un pilnu organizācijas nosaukumu (ja nepieciešams, arī citas ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt personu (piemēram, sertifikāta numuru, apliecības numuru).

Dokumenta elektroniskā atvasinājuma apliecinājuma uzrakstā datumu nenorāda, jo par apliecinājuma uzraksta datumu uzskatāms dokumenta elektroniskā paraksta datums.

• autentificējas portālā eparaksts.lv, izmantojot portāla Latvija.lv autentifikācijas līdzekļus;
• veido jaunu elektronisko dokumentu, kura saturā  ievieto pakalpojuma izpildei nepieciešamā dokumenta atvasinājuma datni vai datnes un apliecinājuma uzraksta datni,  un paraksta šo elektronisko dokumentu ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu;
• ar drošu elektronisko parakstu parakstīto elektronisko dokumentu saglabā datorā vai viedierīcē.

Ja pakalpojumu pieprasa klātienē vai pa pastu:

Pakalpojuma pieprasījumam pievieno pakalpojuma izpildei nepieciešamo dokumentu oriģinālus vai šo dokumentu apliecinātus atvasinājumus papīrā formā.

Papīra dokumenta papīra atvasinājuma sagatavošana, apliecinājuma uzraksta noformēšana un apliecināšana:

• katru pakalpojuma izpildei nepieciešamo papīra dokumentu nokopē vai sagatavo norakstu vai izrakstu;
• dokumenta atvasinājuma pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem norāda dokumenta atvasinājuma veidu – “KOPIJA”, “NORAKSTS” vai “IZRAKSTS” (divpusējai kopijai to norāda tikai vienu reizi, uz pirmās lappuses);
• aiz dokumenta pēdējā rekvizīta (parasti - dokumenta sagatavotājs) apliecinājuma uzrakstā norāda ar lielajiem vai mazajiem burtiem rakstītus vārdus: “KOPIJA PAREIZA”, “NORAKSTS PAREIZS” vai “IZRAKSTS PAREIZS”;

• ja apliecina divpusējā dokumenta atvasinājumu un nav vietas apliecinājuma uzrakstam, tad to var izvietot dokumenta paraksta zonā brīvajā vietā vai pievieno baltu lapu un apliecina kā dokumenta atvasinājumu uz vairākām lapām.

Dokumenta papīra atvasinājuma uz vairākām lapām sagatavošana un apliecināšana

Dokumenta atvasinājuma uz vairākām lapām apliecināšanas gadījumā visas, viena dokumenta atvasinājuma lapas:

• cauršuj ar diegu vai caurauklo;

vai

• necauršuj vai necaurauklo.

Ja  visas, viena dokumenta atvasinājuma lapas cauršuj ar diegu vai caurauklo:

• visas lapas numurē;
• diega vai auklas galus sasien mezglā un mezglu ar papīra uzlīmi pielīmē dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrajā pusē neaprakstītajā daļā;
• kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem norāda dokumenta atvasinājuma veidu – “KOPIJA”, “NORAKSTS” vai “IZRAKSTS” (divpusējai kopijai to norāda tikai vienu reizi, uz pirmās lappuses);
• dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrā pusē apliecinājuma uzraksta tekstā norāda: “Sanumurētas un cauršūtas X (skaits vārdiem) lapas” + personiskais paraksts, paraksta atšifrējums, ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu (piemēram, personas kodu, sertifikāta vai apliecības numuru), un apliecinājuma datums.

• apliecinājuma uzrakstu izvieto tā, lai tas vienlaikus atrastos gan uz dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas, gan uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts diega vai auklas mezgls.

Ja visas, viena dokumenta atvasinājuma lapas necauršuj vai necaurauklo, tad:

• visas lapas numurē un katru lapu personiski paraksta, norādot paraksta atšifrējumu;
• dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrā pusē apliecinājuma uzraksta tekstā norāda:

 “Sanumurētas un parakstītas X (skaits vārdiem) lapas” + personiskais paraksts, paraksta atšifrējums, ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu (piemēram, personas kodu, sertifikāta vai apliecības numuru), un apliecinājuma datums.